假期余额用户操作手册

生成日期：2026-04-29

用途说明：本文面向 HR、人事管理员、部门负责人和普通员工，说明假期规则、员工假期参数、假期余额查询、请假销假申请和审批后的余额变化流程。手册基于当前系统已实现的 HRM 假期余额功能与浏览器实际页面整理。

一、功能概览

假期余额功能围绕“先配置规则、再维护员工参数、最后在请假销假中自动校验余额”的流程使用。

当前系统已支持：

• 在“人力 > 考勤管理 > 假期配置”中按组织配置假期规则。
• 按部门继承上级假期规则，子部门可单独保存自己的规则。
• 配置每类假期是否启用、是否进行余额管理、是否带薪、是否需要附件、可休天数、薪酬比率。
• 在“员工档案”中维护员工工龄起算日、总工龄、年假特批天数，并查看假期余额和余额流水。
• 在“请假销假申请单”中选择请假类型后，系统自动带出假期余额。
• 流程提交时预占余额，审批通过后确认扣减，撤回或拒绝时释放预占，销假时按实际天数回补差额。

二、角色与入口

管理员常用入口：

• 假期规则配置：人力 > 考勤管理 > 假期配置
• 员工假期参数与余额：人力 > 员工档案 > 编辑员工档案 > 假期配置与余额
• 请假销假列表：人力 > 考勤管理 > 请假销假

员工常用入口：

• 发起请假销假：人力 > 考勤管理 > 请假销假 > 新增
• 查看自己的请假销假单：人力 > 考勤管理 > 请假销假

审批人常用入口：

• 待办审批：流程中心 > 我的待办
• 请假销假审批详情：从待办任务进入对应申请单。

三、管理员配置假期规则

1. 进入假期配置页面

操作路径：进入 人力 > 考勤管理 > 假期配置，左侧选择需要配置的公司或部门。

选择部门后，右侧会展示两个区域：

• 考勤规则配置：维护打卡、工作日、补卡、节假日方案等规则。
• 假期规则配置：维护年假、调休假、事假、病假、婚假、产假、陪产假、丧假等假期规则。

2. 理解组织继承规则

页面顶部会提示：考勤规则优先使用本组织设置的规则；如果当前组织没有设置，则使用最近的上级组织规则。

假期规则也采用同样的继承思路：

• 如果当前部门未配置假期规则，页面会显示继承提示。
• 如需当前部门单独配置，修改假期规则后点击“保存配置”。
• 如需恢复继承上级组织规则，点击“删除配置”。

3. 配置假期规则

在“假期规则配置”区域逐行维护每种假期：

• 假期类型：由系统假期类型主数据带出，例如年假、调休假、事假、病假等。
• 是否启用：停用后，该假期不会出现在请假销假单的请假类型下拉框中。
• 余额管理：设置为“是”时，请假提交会校验余额，并参与预占、扣减、释放、回补。
• 带薪属性：标记该假期是否带薪。
• 附件要求：设置为“是”时，员工提交该类请假需要上传附件。
• 可休天数：作为该假期的默认额度或规则额度。
• 薪酬比率：用于薪酬核算参考，例如年假 100%、病假 70%、事假 0%。

推荐配置：

• 年假：启用、余额管理“是”、带薪、一般不强制附件、薪酬比率 100%。
• 调休假：启用、余额管理“是”、带薪、薪酬比率 100%。
• 事假：启用、余额管理按公司制度选择，通常不带薪，薪酬比率 0%。
• 病假：启用，可要求附件，薪酬比率可按制度设置为 70% 或其它比例。
• 产假、陪产假：启用，可要求附件，额度按制度维护。

4. 配置年假专项规则

年假专项规则用于在法定年休假基础上叠加企业自己的工龄加天规则。

系统默认按工龄区间配置：

• 工龄 1 至 10 年。
• 工龄 10 至 20 年。
• 工龄 20 年以上。

管理员可维护每个区间的“额外加天”。例如公司制度规定司龄满 5 年额外增加 1 天，可新增或调整相应区间规则。

配置完成后，点击页面右上角“保存配置”。系统提示“假期规则方案已保存”即表示生效。

四、维护员工假期参数与查看余额

1. 进入员工档案

操作路径：进入 人力 > 员工档案，打开目标员工的详情或编辑页，切换到“假期配置与余额”页签。

2. 维护员工个性化参数

在“假期配置与余额”页签中可维护：

• 工龄起算日：用于计算员工年假工龄，未单独设置时通常以员工入职日期作为参考。
• 总工龄（年）：当需要按社会工龄或手工修正工龄计算年假时填写。
• 年假特批天数：用于给个别员工额外增加年假额度。
• 备注：记录调整原因，例如“高管特批”“历史工龄补录”等。

维护完成后，点击“保存假期参数”。

3. 查看当前假期余额

“当前假期余额”表格展示员工各假期账户：

• 假期类型：年假、调休假等。
• 发放年度：余额所属年度。
• 发放天数：系统按规则发放的总额度。
• 已用天数：审批通过后已确认使用的天数。
• 预占天数：已提交但尚未最终确认的申请占用天数。
• 可用天数：员工当前还能申请的天数。
• 到期日期：余额有效期。
• 余额流水：点击“明细”查看发放、预占、扣减、释放、销假回补等记录。

五、员工提交请假销假申请

1. 新增请假销假申请单

操作路径：进入 人力 > 考勤管理 > 请假销假，点击“新增”。

系统进入“请假销假申请单”页面，顶部展示单据编号、申请人、申请日期、所属单位、所属部门等单据信息。

2. 填写请假信息

员工按顺序填写：

1. 请假类型：只能选择当前部门假期规则中已启用的假期。
2. 假期余额（天）：选择请假类型后由系统自动带出，不需要手工填写。
3. 预计开始时间、预计结束时间：选择请假时间段。
4. 预计申请天数：系统会按上午/下午半天粒度自动计算，也可根据页面规则进行确认。
5. 项目名称、项目编码：如请假与项目相关，可按公司要求填写。
6. 请假原因：填写请假说明。
7. 附件信息：如果该假期规则要求附件，需点击“上传附件”补充证明材料。
8. 备注：填写补充说明。

3. 保存或提交

页面底部提供：

• 保存：保存为草稿，不发起审批流程。
• 提交：提交后发起请假销假审批流程。
• 关闭：退出当前页面。

提交时系统会自动校验：

• 请假类型是否启用。
• 余额管理类假期是否有足够可用余额。
• 附件要求类假期是否已上传附件。
• 预计开始时间是否早于预计结束时间。

如果余额不足，系统会提示“请假天数超出可用余额，无法提交”或“当前假期余额不足，无法提交申请”。

六、审批、撤回与销假后的余额变化

1. 提交申请后：预占余额

员工点击“提交”后，系统会创建一条余额流水：

• 流水类型：RESERVE
• 含义：提交请假预占
• 影响：可用天数减少，预占天数增加

预占机制用于避免多个请假单同时提交导致超休。

2. 审批通过后：确认扣减

流程审批通过后，系统会创建确认使用流水：

• 流水类型：CONFIRM_USE
• 含义：审批通过，确认扣减
• 影响：预占天数减少，已用天数增加

此时请假额度正式消耗。

3. 撤回或审批拒绝后：释放预占

如果申请被撤回、流程回到发起节点或审批拒绝，系统会释放预占：

• 流水类型：RELEASE_RESERVE
• 含义：释放预占
• 影响：可用天数恢复，预占天数减少

4. 发起人销假后：按差额回补

当流程进入“发起人销假”节点时，系统允许填写：

• 实际开始时间
• 实际结束时间
• 实际天数
• 销假备注

如果实际天数小于预计申请天数，审批完成后系统会按差额回补：

• 流水类型：CANCEL_RETURN
• 含义：销假退回余额
• 影响：可用天数增加，已用天数按差额修正

例如：预计请假 5 天，实际只休 3 天，销假完成后系统回补 2 天。

七、余额流水查询

HR 或具备员工档案查询权限的管理员可在员工档案中查看余额流水。

操作步骤：

1. 进入 人力 > 员工档案。
2. 打开目标员工。
3. 切换到“假期配置与余额”。
4. 在“当前假期余额”表格中点击对应假期的“明细”。
5. 查看余额流水弹窗。

流水字段说明：

• 假期类型：本次变动对应的假期。
• 变动类型：发放、预占、确认扣减、释放预占、销假回补等。
• 请假单号：关联的请假销假申请单。
• 变动天数：本次增加或减少的天数。
• 变动前、变动后：余额变化前后的可用余额。
• 操作时间：流水产生时间。
• 备注：系统写入的业务说明。

八、常见问题

1. 请假单里没有某个假期类型

请 HR 检查当前员工所在部门的假期规则：

• 该假期是否在假期类型主数据中存在。
• 该假期在当前部门或上级部门方案中是否启用。
• 当前员工部门是否正确。

2. 假期余额显示为空或为 0

可能原因：

• 当前假期未启用余额管理。
• 员工所在部门未配置假期规则。
• 员工档案缺少入职日期或假期参数。
• 年度发放任务尚未执行，或余额账户尚未初始化。

3. 提交时提示余额不足

请检查：

• 预计申请天数是否填写正确。
• 员工当前可用余额是否足够。
• 是否已有其它审批中的申请占用了余额。
• 是否需要先完成销假回补或人工调整。

4. 病假、产假等提示必须上传附件

这是由“假期规则配置”中的“附件要求”控制。若公司制度不要求附件，管理员可在对应部门假期规则中将该项改为“否”并保存。

5. 子部门规则与上级不一致

如果子部门保存过独立假期规则，则优先使用子部门自己的规则。点击“删除配置”后，子部门会恢复继承上级组织规则。

九、推荐上线配置顺序

1. HR 管理员先在公司或一级部门配置假期规则。
2. 对需要差异化制度的部门单独保存规则。
3. 在员工档案中补齐入职日期、工龄起算日、总工龄和年假特批天数。
4. 执行或确认年度假期发放任务，生成员工假期账户。
5. 让员工从请假销假单发起申请，验证余额自动带出、预占、审批扣减、销假回补。
6. HR 在员工档案中核对余额账户和流水明细。

十、业务注意事项

• 启用余额管理的假期会严格校验可用余额；未启用余额管理的假期只做规则展示和基础校验。
• 员工提交申请后会先预占余额，审批未完成前该部分额度不可重复使用。
• 只有审批通过后才会正式计入已用天数。
• 撤回、拒绝、退回到发起人等场景会释放预占余额。
• 销假时实际天数不能大于预计申请天数。
• 年假额度与员工工龄、部门假期规则、员工个性化参数共同相关，修改参数后应重新核对余额。